更新日：2026年7月28日
ベトナム拠点の人事・総務は、給与計算だけで完結しません。勤怠データ、雇用契約、社会保険、個人所得税（PIT）、入退社手続きが連動するため、担当者ごとに管理方法が分かれていると、給与差額や申告漏れが起きやすくなります。
人事・総務代行は、こうした定型業務を外部の実務チームへ委託し、現地担当者と日本本社が確認しやすい運用へ整えるサービスです。ただし、評価、配置、給与方針などの経営判断まで外部へ丸投げするものではありません。
ベトナムの人事・総務代行とは
人事・総務代行は、英語ではHR BPO（Human Resources Business Process Outsourcing）とも呼ばれます。会社の雇用主としての責任は自社に残したまま、日々の処理、確認、帳票作成、行政手続きの準備などを外部へ委託します。
一方、雇用代行（EOR）は、現地のサービス提供会社が法的な雇用主となる仕組みです。自社のベトナム法人が従業員を雇用している場合の人事・総務代行とは、契約関係と責任の置き方が異なります。
人事・総務代行の主な業務範囲
| 分野 | 主な業務 | 社内で確認する事項 |
|---|---|---|
| 従業員情報 | 従業員台帳、契約期間、扶養情報、銀行口座、異動履歴の管理 | 採用・異動・退職の承認 |
| 勤怠管理 | 出退勤、休暇、残業、夜間勤務、欠勤データの集計 | 例外勤務と残業の承認 |
| 給与計算 | 基本給、手当、賞与、残業代、控除、手取り額の計算 | 給与改定、賞与、最終支給額の承認 |
| 社会保険 | 加入・変更・脱退データ、保険料計算、申告用資料の準備 | 対象者、算定基礎、変更情報 |
| 個人所得税 | 課税所得、控除、源泉徴収、年次精算用データの整理 | 居住者区分、社外所得、扶養情報 |
| 入退社 | 雇用書類、オンボーディング、貸与品、退職精算のチェック | 入社条件、退職日、引継ぎ |
| 労務・規程 | 就業規則や社内手続きと実際の運用の差分確認 | 制度変更と最終決裁 |
外部委託しても社内に残すべき役割
委託先が正確に処理できるかどうかは、社内から渡す情報の品質で決まります。給与改定や入退社が締日後に共有されると、計算担当者だけでは正しい支給額を確定できません。
- 給与、賞与、昇給、配置、懲戒などの意思決定
- 勤怠例外、残業、休暇、経費の承認
- 従業員への説明と個別相談への対応
- 委託先が作成した給与・申告データの最終承認
- 人事データへのアクセス権限と保存期間の管理
実務では、誰が入力し、誰が確認し、誰が承認するかを業務ごとに決めた役割分担表を作ります。
費用はどのように決まるか
人事・総務代行には一律料金を当てはめにくく、一般に次の要素を組み合わせて見積もります。
- 初期費用：従業員データ移行、給与ルール整理、帳票設定、並行稼働
- 月額基本料：窓口、月次進行、定例報告、データ保管
- 従業員数または処理件数：給与明細、入退社、証明書など
- 追加業務：保険・PIT申告、外国人労務、就業規則、個別相談
- システム費用：勤怠管理やHRMSの利用料、連携設定
比較時は月額だけでなく、初期移行、年次精算、退職精算、修正計算、行政対応が含まれるかを確認してください。ワコンチェでは、従業員数、対象業務、処理件数、既存体制を確認したうえで個別にお見積りしています。
導入の流れ
- 現状確認：従業員数、契約、給与項目、締日、利用システム、担当者を整理します。
- 業務設計：対象範囲、締切、承認者、納品物、連絡方法を決めます。
- 初期移行：従業員マスター、残休暇、保険・税務情報、過去給与を照合します。
- 並行運用：旧運用と新運用を同時に回し、差額と原因を確認します。
- 月次運用：締切管理、計算、承認、支給、申告、月次報告を定着させます。
委託先を選ぶ5つのポイント
- 給与だけでなく、勤怠、社会保険、PIT、入退社を横断して確認できるか
- 日本語窓口とベトナム語実務担当の連携方法が明確か
- 計算結果のレビュー、修正、承認履歴を残せるか
- 個人情報のアクセス権限、受け渡し、保存方法を説明できるか
- 自社担当者、会計・税務専門家、委託先の役割を分けられるか
給与・人事データの管理を契約前に確認する
給与・人事ファイルには、氏名、口座、所得、扶養、社会保険、税務情報などが含まれます。2026年1月1日に施行された個人情報保護法91/2025/QH15も踏まえ、利用目的、役割別のアクセス権、受け渡し方法、操作履歴、保存・削除、事故時の連絡、再委託先、契約終了時のデータ返却を確認します。
メール添付や全員が閲覧できる共有フォルダだけに依存せず、誰がどの情報を必要とするかを業務単位で定めます。外部委託によって自動的に安全になるわけではなく、会社と委託先の双方が運用を確認できる状態にすることが重要です。
よくある質問
給与計算だけでも委託できますか
可能です。ただし、正確な給与計算には勤怠、入退社、社会保険、PITの情報が必要です。給与計算だけを委託する場合も、入力データの責任者と締切を決めておく必要があります。
現地の人事担当者がいても利用できますか
利用できます。現地担当者が従業員対応と承認を担い、委託先が計算・申告データ・チェックリストを担当する分担が一般的です。
導入にはどれくらいかかりますか
従業員数、給与項目、過去データ、既存システムによって異なります。少なくとも一度は並行計算を行い、差額を解消してから本稼働する計画が安全です。
