Rà soát ngày: 28/07/2026
Wacontre cung cấp dịch vụ HR BPO tại Việt Nam cho doanh nghiệp cần vận hành ổn định các nghiệp vụ nhân sự, hành chính và tiền lương nhưng chưa muốn xây dựng một bộ phận nội bộ lớn. Phạm vi có thể bắt đầu từ một nghiệp vụ riêng lẻ, như tính lương hoặc kiểm tra chấm công, rồi mở rộng sang bảo hiểm bắt buộc, thuế thu nhập cá nhân (TNCN), thủ tục nhận việc, nghỉ việc và vận hành HRMS.
Trong mô hình HR BPO, doanh nghiệp của khách hàng tại Việt Nam vẫn là người sử dụng lao động và giữ quyền quyết định. Wacontre thực hiện các công việc đã thống nhất, chuẩn bị bảng tính, báo cáo và hồ sơ hỗ trợ; doanh nghiệp cung cấp dữ liệu nguồn, phê duyệt ngoại lệ và chịu trách nhiệm đối với quyết định của người sử dụng lao động.
Phạm vi dịch vụ HR BPO tại Việt Nam
Tính lương hàng tháng
Kiểm tra dữ liệu lương, khoản biến động, phụ cấp, khấu trừ và kết quả Gross-to-Net; chuẩn bị bảng lương, phiếu lương, dữ liệu chuyển khoản và báo cáo chênh lệch so với tháng trước. Ngày chốt dữ liệu và thời hạn phê duyệt được thống nhất trước kỳ vận hành đầu tiên.
Quản lý chấm công và ngày nghỉ
Kiểm tra ngày công, ca làm việc, nghỉ phép, tăng ca và dữ liệu thiếu; lập danh sách ngoại lệ để người có thẩm quyền của doanh nghiệp xác nhận. Wacontre không tự quyết định tăng ca, nghỉ phép hoặc điều chỉnh ngày công thay cho doanh nghiệp.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp
Chuẩn bị dữ liệu đăng ký tăng, giảm, thay đổi và mức lương làm căn cứ đóng theo thông tin đã được doanh nghiệp phê duyệt; theo dõi tình trạng hồ sơ và các vấn đề cần bổ sung. Trường hợp lao động nước ngoài, nhiều hợp đồng hoặc có ngoại lệ cần được kiểm tra riêng trước khi xử lý.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Chuẩn bị dữ liệu khấu trừ, người phụ thuộc, tình trạng cư trú và hồ sơ hỗ trợ quyết toán theo phạm vi hợp đồng. Doanh nghiệp và người lao động cần cung cấp đầy đủ thông tin về thu nhập, cư trú và người phụ thuộc; các tình huống phức tạp được tách thành hạng mục tư vấn riêng.
Thủ tục nhận việc và nghỉ việc
Điều phối danh mục hồ sơ nhân viên, dữ liệu hợp đồng, đăng ký bảo hiểm, tài sản, phép còn lại và đầu vào cho quyết toán cuối cùng. Điều kiện tuyển dụng, mức lương, kỷ luật và quyết định chấm dứt vẫn thuộc thẩm quyền của doanh nghiệp.
Nội quy lao động và vận hành nhân sự
Hỗ trợ chuẩn hóa biểu mẫu, lịch công việc, bảng phân công trách nhiệm và hồ sơ vận hành. Việc đăng ký nội quy, giải quyết tranh chấp hoặc đưa ra ý kiến pháp lý chỉ được thực hiện khi có phạm vi chuyên môn và người phụ trách phù hợp.
HRMS và báo cáo quản trị
Hỗ trợ tổ chức dữ liệu nhân viên, phân quyền, quy trình phê duyệt, báo cáo số lượng nhân sự và chi phí lao động. Phạm vi tích hợp phụ thuộc hệ thống hiện có, chất lượng dữ liệu và yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp.
Phân công trách nhiệm giữa Wacontre và doanh nghiệp
| Nghiệp vụ | Wacontre thực hiện | Doanh nghiệp quyết định hoặc phê duyệt |
|---|---|---|
| Dữ liệu nhân viên | Cập nhật hồ sơ và lập danh sách thay đổi | Tuyển dụng, điều chuyển, thay đổi lương và nghỉ việc |
| Chấm công | Kiểm tra dữ liệu và lập danh sách ngoại lệ | Ngày công, nghỉ phép, tăng ca và điều chỉnh |
| Tính lương | Tính toán, kiểm tra và chuẩn bị báo cáo | Khoản biến động, kết quả cuối cùng và thanh toán |
| Bảo hiểm và TNCN | Chuẩn bị dữ liệu, hồ sơ và theo dõi tiến độ | Đối tượng, căn cứ đóng, tình trạng thuế và nộp hồ sơ |
| Quản trị nhân sự | Báo cáo, biểu mẫu và quy trình hỗ trợ | Lương thưởng, hiệu suất, kỷ luật và cơ cấu tổ chức |
Ma trận trách nhiệm cuối cùng được xác định theo hợp đồng. Mỗi đầu việc cần ghi rõ người cung cấp dữ liệu, người kiểm tra, người phê duyệt, sản phẩm bàn giao và thời hạn xử lý.
Quy trình triển khai
- Khảo sát hiện trạng: xác nhận số lượng nhân viên, hợp đồng, ngày trả lương, quy tắc chấm công, hệ thống và vấn đề đang gặp.
- Thiết kế phạm vi: thống nhất dữ liệu nguồn, ngày chốt, trách nhiệm, báo cáo, ngôn ngữ hỗ trợ và cơ chế xử lý ngoại lệ.
- Kiểm tra dữ liệu: đối chiếu hồ sơ nhân viên, số dư phép, bảo hiểm, TNCN và các kỳ lương gần nhất.
- Chạy song song: xử lý cùng một kỳ với quy trình hiện tại và giải thích mọi chênh lệch trọng yếu.
- Vận hành chính thức: thực hiện theo lịch hàng tháng sau khi doanh nghiệp phê duyệt kết quả chạy thử.
- Đánh giá định kỳ: theo dõi đúng hạn, số lần điều chỉnh, vấn đề tồn đọng và thay đổi pháp lý hoặc nghiệp vụ.
Phí dịch vụ được xác định như thế nào?
Wacontre không áp dụng một mức giá chung cho mọi doanh nghiệp. Báo giá phụ thuộc số nhân viên, số pháp nhân, tần suất trả lương, số lượng ca làm việc, lao động nước ngoài, chất lượng dữ liệu, hệ thống đang sử dụng và phạm vi bảo hiểm hoặc TNCN.
| Thành phần | Nội dung cần xác nhận |
|---|---|
| Phí triển khai | Làm sạch dữ liệu, cấu hình quy tắc, số dư đầu kỳ, tích hợp và chạy song song |
| Phí hàng tháng | Phạm vi báo cáo, số người dùng, ngôn ngữ và cấp kiểm tra |
| Phí theo khối lượng | Số nhân viên, nhân viên mới, nghỉ việc, điều chỉnh và kỳ lương ngoài chu kỳ |
| Công việc chuyên sâu | Quyết toán TNCN, hồ sơ bảo hiểm phức tạp, lao động nước ngoài và cập nhật quy định |
| Công nghệ | HRMS, chấm công, phiếu lương, lưu trữ và tích hợp dữ liệu |
Báo giá cần nêu rõ VAT, hạng mục không bao gồm, thời hạn hợp đồng, thời gian xử lý, giới hạn số lần điều chỉnh và hỗ trợ khi kết thúc dịch vụ.
Bảo vệ dữ liệu tiền lương và nhân sự
Dữ liệu nhân sự có thể bao gồm thông tin định danh, tài khoản ngân hàng, thu nhập, người phụ thuộc, bảo hiểm và thuế. Khi thiết kế dịch vụ, hai bên cần xác định mục đích xử lý, quyền truy cập theo vai trò, phương thức truyền dữ liệu, thời hạn lưu trữ, xóa dữ liệu, xử lý sự cố và hoàn trả dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng.
Thông tin nhạy cảm không nên được chia sẻ qua liên kết công khai hoặc quyền truy cập dùng chung. Quyền truy cập cần được rà soát khi nhân sự thay đổi và mọi ngoại lệ cần có người phê duyệt.
Công cụ và dịch vụ liên quan
- Công cụ tính chi phí sử dụng lao động tại Việt Nam: Ước tính lương, phần bảo hiểm doanh nghiệp đóng, phụ cấp và phí quản lý theo tháng hoặc quy đổi theo năm.
- Dịch vụ Employer of Record (EOR) tại Việt Nam: Phương án khi nhà cung cấp đứng tên người sử dụng lao động trong phạm vi hợp đồng.
- Dịch vụ tuyển dụng RPO tại Việt Nam: Hỗ trợ quy trình tuyển dụng từ yêu cầu đến phỏng vấn và báo cáo.
- Dịch vụ thành lập công ty tại Việt Nam: Hỗ trợ chuẩn bị pháp nhân trước khi xây dựng bộ máy nhân sự.
Câu hỏi thường gặp
Có thể chỉ thuê ngoài tính lương không?
Có. Phạm vi có thể bắt đầu từ tính lương. Tuy nhiên, hai bên vẫn cần thống nhất nguồn dữ liệu chấm công, thay đổi nhân sự, bảo hiểm, TNCN, ngày chốt và người phê duyệt.
HR BPO có thay thế hoàn toàn bộ phận nhân sự nội bộ không?
Không nhất thiết. Mô hình phổ biến là doanh nghiệp giữ hoạt động quản trị nhân viên, quyết định và phê duyệt; Wacontre hỗ trợ xử lý, kiểm tra và báo cáo các nghiệp vụ lặp lại.
HR BPO khác EOR như thế nào?
Với HR BPO, pháp nhân của khách hàng tại Việt Nam vẫn là người sử dụng lao động. Với EOR, pháp nhân Việt Nam được nêu trong hợp đồng đứng tên người sử dụng lao động. Cần kiểm tra hợp đồng và trách nhiệm trước khi lựa chọn.
Có hỗ trợ bằng tiếng Nhật và tiếng Anh không?
Có thể bố trí đầu mối quản lý bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh và vận hành nghiệp vụ tại Việt Nam bằng tiếng Việt. Ngôn ngữ, lịch họp và báo cáo được thống nhất trong phạm vi dịch vụ.
Thời gian triển khai là bao lâu?
Thời gian phụ thuộc số nhân viên, độ phức tạp, chất lượng dữ liệu và hệ thống. Kế hoạch an toàn cần có bước đối chiếu dữ liệu và ít nhất một kỳ chạy song song trước khi vận hành chính thức.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị dữ liệu gì?
Thông thường cần hồ sơ nhân viên, hợp đồng, điều kiện lương, dữ liệu chấm công, số dư phép, bảo hiểm, TNCN, tài khoản ngân hàng và lịch sử thay đổi. Danh sách chính thức được xác nhận sau khảo sát.
Trao đổi về phạm vi HR BPO phù hợp
Wacontre sẽ cùng doanh nghiệp xác định công việc có thể thuê ngoài, trách nhiệm cần giữ nội bộ, lịch xử lý hàng tháng và sản phẩm bàn giao trước khi báo giá.
Liên hệ Wacontre về dịch vụ HR BPO tại Việt Nam
Nguồn tham khảo chính thức
- Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15
- Luật Việc làm số 74/2025/QH15
- Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15
Lưu ý
Nội dung này cung cấp thông tin chung được rà soát ngày 28/07/2026, không phải ý kiến pháp lý hoặc thuế. Phạm vi và cách xử lý cần được xác nhận theo quốc tịch, hợp đồng, địa điểm, hệ thống và tình huống thực tế.
